תיאום סיורים: איך בוט מחליף שרשור הודעות?

איך בוט מתאם סיור?

הרעיון הוא להוציא מהמתווך את שרשור ה"מתי נוח לך". הפונה לא צריך לחכות לתשובה, והמתווך לא צריך לפתוח יומן כל כמה דקות. אבל הפגישה עצמה היא פעולה שיש לה תוצאה בעולם האמיתי, ולכן שער אישור מתאים כאן במיוחד.

דמיינו מתווך עצמאי שמנהל סיורים בארבעה נכסים באותו שבוע. בלי בוט, הוא מתאם מהרכב, בין סיור לסיור, ומאבד את הפרטים בין הודעה להודעה. עם בוט, הוא מגיע לכל סיור עם רשימה ברורה של מי מגיע ומתי, ויכול להתרכז באדם שמולו.

איך משווים בין שלוש דרכים לתאם סיורים?

היתרון של הבוט הוא היכולת לתרגם כללים של מתווך לשפה רגילה: "לא לקבוע סיור לפני שמונה בבוקר", "להשאיר חצי שעה בין נכסים", "בשבת רק אחרי הצהריים". הכללים כתובים בכתב המינוי, והבוט פועל לפיהם.

אילו כללים כדאי להגדיר ליומן?

הגישה לחיבור היומן צריכה להיות מינימלית: לראות מועדים פנויים ולרשום אירוע, לא לקרוא את כל תוכן הפגישות הפרטיות. זה עיקרון שהקורס מלמד בפרק ההגדרה.

מה עם תזכורות, ביטולים ואי־הגעה?

רוב הבעיות מתרחשות אחרי שהסיור נקבע. תזכורת ביום שלפני ובבוקר הסיור מקטינה את הסיכוי לשכחה, והיא חלק מהעבודה שהבוט עושה בלי מאמץ. כשפונה מבקש לבטל, הבוט מציע מועד חלופי ומעדכן את היומן. וכשפונה לא הגיע, שולחים הודעה מנומסת ומציעים לקבוע מחדש, בלי האשמות. ההודעה האחרונה חשובה במיוחד, כי היא קובעת אם הפונה יחזור אליכם או יעבור למתווך אחר.

כל הפעולות האלה נרשמות ביומן הריצות, ולכן אפשר לראות מי קיבל איזו הודעה ומתי. אחרי הסיור עוברים לעדכונים בוואטסאפ. ואם הפונה הוא מוכר, התהליך מתחיל בפניות מוכרים. עוד על הנושא בקורס וידאו גרוק בוט ובעמוד סדנאות לנדל״ן.